面接日程を変更したいけれど、「日程変更を依頼すると選考に不利に働くのでは？」「失礼と思われて落ちる原因になるのでは？」と不安を抱えている方は多いでしょう。
この記事では、面接日程変更の不安を解消するためのポイントや具体的な対応方法を丁寧に解説します。
日程変更の申し出方やマナーに少し注意を払うだけで、企業に悪い印象を与えるリスクを大幅に減らすことができます。
面接日程変更をうまく行うための方法を知り、選考への影響を最小限に抑えるコツを押さえましょう。
面接日程変更は「落ちる原因」になるのか？
「面接日程変更の申し出をしたら、落とされるのでは？」と心配する方は少なくありません。
しかし、正しい手順で連絡すれば、日程変更が直接的な不採用の理由になることはほぼありません。
企業側が日程変更を受け入れる理由
採用の過程では、候補者の多くが仕事をしながら転職活動をしたり、学業の合間に面接を調整したりしています。
日程変更の依頼が発生することは珍しいことではないため、企業側も柔軟に対応してくれるケースがほとんどです。
ただし、注意が必要な点
日程変更そのものよりも、連絡の仕方やタイミングが印象を左右します。
次のような場合は、企業側に好ましくない印象を与える可能性があります。
・無断で欠席し、後から変更を申し入れる
・連絡が直前で慌てた印象を与える
・理由が曖昧なまま変更を依頼する
これらの行動は、企業に「時間を大切にしない」「責任感がない」という印象を与えかねないため、丁寧な対応がカギになります。
面接日程変更の不安を払拭する具体的な方法
ここでは、面接日程変更を申し出る際に押さえておきたいポイントを詳しく解説します。
適切なタイミングで連絡する
面接日程変更を依頼する際は、できるだけ早めに連絡を入れることが非常に重要です。
日程変更が必要だと分かっているにもかかわらず、連絡がギリギリになってしまうと、企業側に不信感を抱かれる可能性が高くなってしまいます。
そのため、変更が必要だと判断したら、できるだけ早急に行動することを心掛けましょう。
具体例
面接予定日の3〜5日前には連絡する。
変更が必要になった段階で、最短で連絡を取る。
「やむを得ない事情」でも、早期対応は誠実さをアピールするポイントです。
変更理由は簡潔かつ具体的に伝える
企業側が日程変更を快く承諾するかどうかは、理由の伝え方に大きく影響されます。
相手に負担をかけてしまう側面を理解しつつ、簡潔でわかりやすく、そして具体的な理由を伝えるよう心がけることが大切です。
誠意をもって明確に伝えることで、好印象を与えることも期待できます。
良い例
「勤務先の急な会議が入り、やむを得ず調整が必要になりました。」
「体調を崩し、現在、面接に伺うのが難しい状況です。」
避けたい例
「都合が悪くなりました。」
「ちょっと予定が重なってしまいまして……」
避けたい例のように曖昧な理由では、「計画性がない」と感じられる可能性がありますし、理由が不明確だと企業側に不誠実な態度として受け取られてしまうことも考えられます。
そのため、具体的で納得感のある理由を伝えることが重要です。
丁寧な言葉遣いと謝罪の姿勢を忘れない
日程変更の連絡時は、誠実さが何よりも重要です。
変更をお願いする立場であることをしっかりと自覚し、相手の時間を配慮しているという姿勢を示すことが大切です。
また、丁寧な言葉遣いを心がけ、失礼のないように慎重に連絡をしましょう。
少しの気配りが、相手に好印象を与える重要なポイントとなります。
例文
件名：
面接日程変更のお願い本文：
株式会社〇〇人事部 採用担当者様
お世話になっております。本日〇〇時から面接を予定しております△△（氏名）と申します。
大変恐れ入りますが、やむを得ない事情により、面接日程の変更をお願いしたくご連絡させていただきました。
現在可能な日時をいくつかご提示いただけますと幸いです。何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。恐縮ではございますが、ご返信をいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
こうした丁寧な対応は、企業に「きちんとした社会人」であることや「コミュニケーション能力がある人物」であることを印象付ける、非常に重要なポイントです。
また、相手に対して礼儀を尽くした態度が伝わることで、信頼感をさらに高めることにもつながります。
事前に候補日を複数提案する
企業側に配慮するため、変更後の日程候補を複数提示すると、よりスムーズなやり取りが可能になります。
あらかじめいくつかの候補日や時間を提示することで、相手側にも調整しやすい印象を与えることができ、好印象につながるのです。
たとえば、「〇月〇日〜〇月〇日は終日対応可能です」や「〇時以降であれば調整可能です」といった形で具体的に提案するとよいでしょう。
また、この際、可能な限り相手の業務に支障を与えない日時に合わせられるよう、柔軟さを示すことも重要です。
面接日程変更を軽率と思われないためのマナー
ここでは、日程変更がスムーズに進み、企業に悪い印象を与えないコツをご紹介します。
一度変更した日程は厳守する
面接日程を一度変更した場合、再変更がないようスケジュールをしっかりと確認するのが基本です。
一度で済ませられるよう、調整可能な日程を十分に検討してから連絡するようにしましょう。
同じ理由で複数回の変更を申し出ると、企業側に「時間の管理が甘い」や「計画性に欠ける」と判断される可能性があり、信頼を損なう恐れもあるため注意が必要です。
電話かメールで適切に連絡する
連絡方法は、企業が指定している手段を使用するのがベストです。
応募の際に案内されたメールアドレスや電話番号を再確認し、正式な窓口を通じて連絡を取りましょう。
特に急な変更の場合は、メールよりも電話での連絡がより確実であり、迅速に対応してもらえる可能性が高いです。
また、企業側の都合に配慮し、電話の場合は営業時間内の適切な時間帯を選ぶよう心がけましょう。
電話の例
「お忙しいところ失礼いたします。
○月○日に面接を予定している△△と申します。
突然のご連絡で恐縮ですが、やむを得ない事情で日程の変更をお願いしたく存じます。
御社のご都合はいかがでしょうか。」
まとめ
面接日程の変更依頼は、適切な手順で行えば、大きなマイナス評価にはつながることはほとんどありません。
むしろ、変更の理由をしっかりと伝え、誠意をもって丁寧に対応することで、企業側に好印象を与えるチャンスにもなり得ます。
日程変更の依頼を通じて、誠実さやコミュニケーション能力をアピールできることもあるため、必要以上に不安を感じる必要ないのです。
面接は企業側と応募者がともに納得した上で行うもの。
日程変更を申し出たとしても落ち着いて対応していれば問題ありません。
不安を払拭し、自信を持って選考に臨みましょう！